Aliran kerja - apakah aliran kerja?

Perniagaan Perkhidmatan

Semakin banyak, dalam komunikasi massa, anda boleh menemui istilah aliran kerja, yang sebenarnya merujuk kepada setiap aspek kehidupan profesional. Perlu dipertimbangkan apakah proses ini dan kawasan yang mempengaruhinya.

Aliran kerja pada masa ini merupakan salah satu cara paling biasa untuk mengurus pasukan orang. Ringkasnya, ia boleh ditakrifkan sebagai melihat kepada organisasi kerja. Ini bermakna pengurus memperuntukkan tugas mengikut garis panduan yang ditetapkan dalam proses ini. Dari sudut pandangan pekerja, dia dimaklumkan tentang kewajipan yang perlu dilaksanakan, tetapi tidak tahu apa permohonan atau bahagian mana. Jadi bagaimana rupa proses pengurusan aliran kerja?

Aliran kerja, iaitu aliran kerja

Untuk memahami intipati kaedah ini, adalah bernilai mengetahui apa itu. Nah, dalam erti kata yang lebih luas, konsep ini menerangkan cara maklumat mengalir antara pelbagai objek yang terlibat dalam pemprosesannya. Dalam erti kata yang lebih sempit, ia adalah aliran dokumen antara pekerja yang melakukan set aktiviti tertentu.

Dalam kes proses komputer, aliran kerja, seterusnya, boleh bermakna automasi proses perniagaan, di mana dokumen, maklumat atau tugas dipindahkan secara automatik daripada seorang pekerja kepada pekerja lain berdasarkan prosedur yang sesuai.

Aliran kerja juga merupakan perisian, terutamanya perisian yang menyokong kerja pasukan. Ia membolehkan, pertama sekali, untuk menentukan peranan yang dimainkan oleh individu individu dalam pemprosesan dokumen dan untuk menentukan keadaan perantaraan fail. Sebagai contoh yang menggambarkan peredaran sedemikian, seseorang boleh menyebut dokumen yang berkaitan dengan delegasi. Orang pertama mengisi maklumat tentang tempat yang harus dituju oleh pekerja, terima kasih kepada dokumen pesanan perwakilan dibuat. Pihak yang berminat mengumpul dokumen dan, selepas menambah tarikh dan cara pengangkutan, dokumen delegasi dibuat dan dihantar kepada pembuat keputusan yang menerima pesanan. Selepas menyelesaikan tugas, ia selesai dan kos dibayar balik. Dalam contoh yang diberikan, jelas kelihatan bahawa setiap peringkat penulisan surat dikaitkan dengan kumpulan orang tertentu dan perubahan dalam status dokumen.

Untuk menggambarkan perjalanan proses, graf pelbagai warna sangat kerap digunakan, yang dengan cara yang mudah menunjukkan pasukan pekerja yang terlibat dan menentukan keadaan dokumen selepas diproses oleh kumpulan tertentu.

Bagaimanakah proses aliran kerja berfungsi?

Seperti setiap tugas, aliran kerja juga mempunyai istilah khas yang berkaitan dengan pembangunan tugas. Istilah pertama dan terpenting ialah proses yang hanya menerangkan tugasan yang perlu diusahakan.

Terdapat aktiviti dalam proses. Ia berkaitan dengan bahagian-bahagian tugas yang telah diberikan kepada pekerja individu. Di sini anda boleh membezakan dua jenis aktiviti: manual, iaitu aktiviti yang dilakukan oleh pekerja, dan automatik, yang dilakukan oleh sistem.

Yang terakhir ialah peralihan. Istilah ini menunjukkan syarat yang diperlukan untuk peralihan yang lancar dari satu aktiviti ke aktiviti seterusnya.

Seperti setiap prosedur, aliran kerja juga mempunyai permulaan dan penghujung yang jelas. Langkah pertama biasanya untuk menentukan proses. Di sinilah keputusan dibuat mengenai pasukan kerja yang terlibat, ciri-ciri projek, dan pembahagian kerja.

Elemen seterusnya ialah pelaksanaan proses. Kerja pasukan individu pekerja dalam tugasan di tangan bermula. Pada masa yang sama, perisian yang digunakan menyediakan kepada pengguna lain status aktiviti yang akan dilakukan dalam bentuk aplikasi. Pada bila-bila masa, sistem menyemak keadaan peralihan dan membuat keputusan mengenai aktiviti seterusnya.

Mulakan tempoh percubaan 30 hari percuma tanpa sebarang ikatan!

Mengapa ia berbaloi menggunakan aliran kerja?

Terdapat beberapa sebab mengapa sistem pengurusan kerja sedemikian perlu digunakan. Pertama sekali, berkat penggunaan teknologi moden, tidak semua tugas perlu dilakukan dengan tangan manusia. Tanggungjawab boleh diautomasikan, membolehkan syarikat menjimatkan masa dan mengurangkan kos berkaitan buruh.

Dengan menggunakan perisian aliran kerja yang betul, anda boleh menumpukan pada pengasingan tugas yang lebih baik, sama ada dari segi kelayakan pekerja atau dengan menggunakan hak akses yang telah mereka perolehi. Pada masa yang sama, ia diterjemahkan kepada pengurusan dan kawalan aliran kerja yang lebih baik. Dengan cara ini, menggunakan perisian aliran kerja yang sesuai, anda boleh menggabungkan kerja pelbagai jabatan (selalunya terletak di benua yang berbeza) dan sistem.

Program aliran kerja juga membolehkan penyelesaian masalah yang cepat. Ini bermakna bahawa maklumat tentang perjalanan proses tersedia dengan lebih cepat, yang membolehkan anda bertindak balas serta-merta terhadap masa henti semasa bekerja.

Perisian pengurusan aliran kerja

Ternyata program sedemikian bukan sahaja alat yang membolehkan peredaran dokumen antara pekerja individu, tetapi juga satu set pilihan yang memungkinkan untuk menguruskan proses perniagaan. Disebabkan oleh bilangan jenis tugas yang berbeza, perisian tersebut biasanya dikhususkan kepada pengguna yang beroperasi dalam industri yang berkaitan dengan perkhidmatan pelanggan atau pengeluaran. Ini disebabkan oleh fakta bahawa aktiviti perusahaan tersebut memerlukan penyelarasan yang sangat baik dan keadaan kawalan tugas yang membentuk proses individu.

Apakah kegunaan program aliran kerja dalam syarikat? Pertama sekali, ia menyediakan maklumat tentang kawalan dan ujian kaedah kerja. Ia menunjukkan siapa dan pada masa yang membuat perubahan dalam operasi tertentu, berkat yang memungkinkan untuk memperbaiki proses pada masa hadapan, dan membentangkan status semasa pelaksanaannya. Perisian aliran kerja juga mengambil kira keupayaan untuk mengawal masa pelaksanaan tugas dan membolehkan anda mengubah suai pelan pelaksanaan mengikut aktiviti sebenar.

Pekerja juga mendapat manfaat daripada menggunakan program ini. Setiap ahli pasukan diberikan tugas di mana aktiviti dianjurkan. Kaedah pengurusan ini juga mendorong mereka untuk mengambil tindakan selanjutnya, kerana ia meyakinkan mereka bahawa mereka adalah penghubung dalam rantaian aktiviti penting. Pekerja sedar bahawa adalah mudah untuk mengenal pasti punca kelewatan yang berpotensi dan mencari orang yang bertanggungjawab ke atasnya.

Penyesuaian program aliran kerja

Asas untuk memperkenalkan program aliran kerja ialah pengetahuan tentang proses pengurusan. Atas dasar mereka, program dibangunkan yang segera menunjukkan tempat di mana pengubahsuaian diperlukan. Pengenalan sistem menunjukkan kelebihan dan kekurangannya, yang apabila disampaikan kepada pengaturcara membolehkan aplikasi itu diperbaiki dan disesuaikan. Ini menjadikan mereka alat yang sangat baik untuk mengawal proses dan mengurangkan beban kerja.