Pengurusan masa yang berkesan - kaedah GTD

Perniagaan Perkhidmatan

Pertemuan penting dengan kontraktor, perlawanan anak lelaki, panggilan telefon kepada pembekal, membeli-belah dengan isterinya, diskaun untuk pelanggan X ... atau mungkin Y? Memori manusia standard mempunyai kapasiti terhad. Percubaan untuk mengingati semua tarikh, acara, rancangan, tugas penting - walaupun dengan kebolehan di atas purata - mungkin berakhir, sebagai contoh, tidak muncul untuk mesyuarat penting. Bagaimana untuk mengelakkan situasi ini? Nasib baik, terdapat banyak kaedah untuk ini, dan tidak semestinya berdasarkan khusus dengan dos besar magnesium yang diserap dengan baik yang terdapat di farmasi. Kita bercakap tentang teknik yang dibangunkan di bawah apa yang dipanggil pengurusan masa yang berkesan, yang mungkin membantu dalam mengatur masa anda di tempat kerja atau dalam kehidupan peribadi. Salah satu teknik sedemikian adalah yang dipanggil Kaedah GTD yang dicipta oleh David Allen, pakar produktiviti Amerika, dan inilah yang akan dikhaskan oleh artikel ini. Kami menjemput anda untuk membaca.

Andaian kaedah GTD

Kaedah GTD (Mendapatkan Perkara) yang dikenali dalam bahasa Poland sebagai "menjaga urusan anda dengan cekap" atau "menyiapkan tugasan", adalah berdasarkan beberapa andaian penting. Pertama sekali, matlamat utamanya adalah untuk meningkatkan keselesaan hidup dengan mengatur dan mengatur urusan harian dan memberi tumpuan kepada perkara yang memerlukan tindakan sebenar. Di samping itu, bertindak mengikut prinsip yang dibangunkan oleh Allen adalah untuk membawa kejayaan seseorang - secara profesional dan peribadi. Apakah "kejayaan" ini? Pengarang kaedah mentakrifkannya sebagai mencapai matlamat yang dirancang dan menyelesaikan sesuatu tanpa membebankan memori dan perhatian (maka sumber anda boleh digunakan untuk aktiviti lain).

Menggunakan cadangan kaedah GTD juga adalah untuk menjamin peningkatan dalam produktiviti seseorang dan memberinya peluang untuk memilih kaedah tindakan yang betul kepada status tugas yang menunggu untuk dilaksanakan.

Menurut Allen, elemen yang sangat penting dalam kaedah adalah kawalan dan perspektif. Mengekalkan aktiviti anda di bawah kawalan membantu anda mengekalkan proses GTD yang terperinci (yang akan diterangkan kemudian dalam artikel ini), dan perspektif memberikan pemahaman dan susunan tugas semasa anda berkenaan dengan enam peringkat:

  1. tugas semasa,
  2. projek semasa,
  3. bidang tanggungjawab,
  4. matlamat tahunan,
  5. penglihatan 5 tahun,
  6. seumur hidup.

5 langkah dalam proses GTD

Allen membahagikan proses pengurusan masa kepada 5 langkah, berkat yang mungkin untuk mencapai kejayaan yang ditunjukkan sebelum ini. Dia membezakan:

  1. mengumpul,
  2. analisis (pemprosesan),
  3. mengatur,
  4. ulasan,
  5. melakukan.

Peringkat pertama - mengumpul - terdiri daripada mengumpulkan semua komitmen, nota, rancangan dan idea ke satu tempat, yang penulis panggil "bakul". Peranannya boleh dimainkan, contohnya, oleh rak dokumen, buku nota, folder pada cakera komputer, sebarang aplikasi untuk mengambil nota pada telefon pintar (atau aplikasi yang direka khas - ya, sudah ada!). Memilih bakul yang betul bergantung pada keutamaan dan tabiat orang tertentu. Adalah penting pada peringkat ini untuk memindahkan segala-galanya dari kepala anda ke tempat tertentu (yang pada masa yang sama membolehkan anda membebaskan diri secara mental, untuk membersihkan diri anda daripada pemikiran yang berlebihan).

Mengumpul boleh dianggap lengkap jika kita merasakan bakul yang dicipta itu lengkap, tidak bermakna bakul yang pernah dibuat itu kekal utuh selama-lamanya. Sebaliknya. Adalah penting untuk menambah dan mengosongkannya secara tetap, yang dicapai oleh peringkat seterusnya, iaitu analisis.

Ia adalah satu langkah yang sangat penting dan menuntut ke arah menjadi sistematik dan berjaya dalam menguruskan masa anda. Ia terdiri daripada kerap (cth. setiap hari atau setiap dua hari) menyemak bakul, menyemak imbas kandungannya dan bertanya kepada diri sendiri soalan: adakah isu itu memerlukan respons segera? Jika jawapannya adalah afirmatif, adalah sangat penting untuk mengambil tindakan yang sewajarnya, mengikut andaian:

  • menyelesaikan tugas dengan segera (jika ia mengambil masa tidak lebih daripada 2 minit),
  • mewakilkannya kepada orang lain,
  • penangguhan:
    • ke kalendar (jika ditakrifkan dengan ketat mengikut masa),
    • kepada senarai tugasan seterusnya (supaya ia dilakukan secepat mungkin).

Sekiranya jawapan negatif kepada soalan di atas, tindakan yang mungkin termasuk mengalihkan tugas ke arkib, mengalihkannya ke senarai "mungkin / pada masa hadapan" atau membuangnya ke tong sampah.

Adalah disyorkan untuk memulakan analisis dari permulaan bakul (iaitu dari tugasan yang paling lama) dan untuk menangani hanya satu kes pada satu masa. Andaian penting juga berlaku untuk larangan memasukkan ke dalam bakul perkara yang telah dikeluarkan daripadanya.

Peringkat seterusnya ialah mengemas, iaitu melayan organisasi kerja yang betul. Ia terdiri daripada pengelompokan tugas ke dalam konteks biasa (cth. e-mel, mesyuarat, panggilan telefon) dan penganjuran projek.

Tugas seterusnya: "pecahan" terkecil kerja yang perlu dilakukan dengan segera. Yang penting, ia tidak mempunyai sebarang langkah perantaraan. Dalam kes ini, konteks tugas yang sesuai mesti dipertimbangkan semasa menganjurkan.
Projek: Ia terdiri daripada beberapa tugas individu. Adalah penting bahawa setiap daripada mereka mempunyai tugas lain yang diberikan kepada mereka.

Allen juga membezakan apa yang dipanggil senarai tugasan khas, iaitu "tugas yang belum selesai" (diwakilkan kepada orang lain) dan yang disebut di atas "mungkin / pada masa hadapan" (tugas dan projek yang tiada komitmen dibuat pada masa ini).

Senarai yang disediakan sedemikian harus dianalisis secara berkala dari segi pelaksanaan projek dan tugas - mengikut cadangan pengarang, sebaiknya lakukannya setiap hari (langkah keempat, iaitu semakan). Di samping itu, adalah dinasihatkan untuk melakukan semakan senarai penuh sekurang-kurangnya sekali seminggu, termasuk memproses item troli dan menyemak semua tugas dan projek.

Langkah terakhir ke arah mencapai kejayaan ialah pelaksanaan, di mana seseorang yang menggunakan kaedah GTD boleh mula melaksanakan tugasnya dengan berkesan. Allen membezakan tiga jenis aktiviti yang membentuk peringkat ini:

  • melaksanakan kerja yang dirancang,
  • melakukan kerja yang muncul tanpa diduga,
  • perancangan kerja.
Penting!
Apabila memilih tugas yang dirancang untuk dilaksanakan pada masa tertentu, empat kriteria harus berdasarkan: konteks di mana kita berada pada masa ini; masa yang ada; tenaga dan keutamaan yang ada.

Kecekapan model GTD

Pada pandangan pertama, model yang diterangkan mungkin kelihatan agak rumit, yang mungkin memberi gambaran bahawa bukannya membantu, ia akan mengganggu sepenuhnya sistem kerja kita. Pada permulaan pelaksanaan andaian kaedah GTD, keseluruhan proses pasti akan menggunakan dos sumber yang besar. Walau bagaimanapun, populariti besar model menunjukkan bahawa kecekapan model GTD adalah tinggi - ramai orang berjaya menjadi mahir dalam perancangan sedemikian. Dengan itu, mereka boleh mencapai kejayaan yang disebutkan pada awalnya.

Untuk berminat:
Teks ini hanyalah pengenalan ringkas kepada topik GTD, oleh itu, untuk membaca andaian dan manual model dengan teliti, sebaiknya merujuk kepada buku Allen yang diterjemahkan ke dalam bahasa Poland: “The Art of Efficiency. Pelaksanaan tugas yang berkesan ".