E-invois

Perniagaan Perkhidmatan

Segala-galanya tentang e-invois

Pada masa kini, hampir setiap usahawan sangat sibuk dan sering tidak mempunyai masa untuk tidur. Dia sedang mencari pelbagai alternatif untuk mengurangkan masa yang diperlukan untuk melakukan aktiviti tertentu, yang walaupun perlu, boleh mengambil masa beberapa saat. Aktiviti misteri ini menghantar invois kepada pelanggan. Selalunya berlaku bahawa anda perlu menghantarnya atau menghantarnya sendiri kepada kontraktor. Dan barisan di pejabat pos tidak henti-henti panjang, dan jalan ke pelanggan penuh dengan kesesakan lalu lintas dan kesukaran jalan raya yang lain. Pemakan masa yang ringkas. Di samping itu, menghantar beberapa dozen, beberapa ratus, dan bahkan lebih daripada beberapa ribu invois sebulan sering dikaitkan dengan kos yang besar. Menteri Kewangan, yang memperkenalkan peraturan pada tahun 2005 mengenai pengeluaran dan penghantaran invois dalam bentuk elektronik, serta menyimpan dan menyediakan invois ini kepada pihak berkuasa cukai atau pihak berkuasa pemeriksaan cukai, keluar untuk memenuhi keperluan usahawan. Oleh kerana ia sangat tidak jelas, pada 17 Disember 2010, satu peraturan baru berkuat kuasa, menangani masalah ini. Oleh itu, mulai 1 Januari 2011, peraturan baru Menteri Kewangan berkuat kuasa mengenai pengeluaran dan penghantaran invois dalam bentuk elektronik, serta menyimpan dan membuat invois ini tersedia kepada pihak berkuasa cukai atau pihak berkuasa pemeriksaan cukai. Perubahan yang diperkenalkan bertujuan untuk memudahkan perdagangan invois ini, supaya invois elektronik menjadi alternatif sebenar kepada invois kertas dan memodenkan peraturan perdagangan dalam invois elektronik.

syarat

Walau bagaimanapun, untuk mula menggunakan kaedah penghantaran invois ini, adalah perlu untuk memenuhi beberapa syarat supaya semuanya mematuhi peraturan yang dikenakan:

  1. Penerimaan penghantaran invois elektronik oleh penerima mereka. Ia boleh dinyatakan secara bertulis atau dalam bentuk elektronik. Penerimaan dalam bentuk pengisytiharan yang sesuai hendaklah dibuat oleh pembayar cukai (penerima invois) atau orang yang diberi kuasa olehnya. Walau bagaimanapun, jika penerimaan tersebut ditarik balik oleh penerima, pengeluar kehilangan pilihan untuk menghantar invois dalam borang ini dari hari selepas hari pemberitahuan tersebut diterima, melainkan pihak itu sendiri bersetuju pada tarikh yang berbeza. Walau bagaimanapun, ia tidak boleh melebihi 30 hari. Penerimaan bukan dokumen rasmi, tetapi ia harus mengandungi:
    • pengenalan pembayar cukai (nama, alamat, nombor pengenalan cukai),
    • penentuan borang elektronik di mana invois akan dihantar,
    • memberikan alamat e-mel yang mana invois akan dihantar, atau menunjukkan akses yang berbeza, terima kasih kepada pembeli yang akan dapat memuat turun invois,
    • mentakrifkan syarat untuk mengeluarkan dan menghantar invois dalam bentuk elektronik,
    • mentakrifkan peraturan untuk menarik balik kelulusan,
    • tandatangan.

    Oleh itu, borang persetujuan untuk invois elektronik sepatutnya dicadangkan oleh pengeluar invois untuk menyeragamkan terma dan syarat.
  2. Memastikan ketulenan asal dan integriti kandungan invois.
    Ketulenan asal difahami sebagai kepastian sumber, iaitu kepastian tentang identiti pembekal barangan atau pembekal perkhidmatan, atau pengeluar invois. Integriti kandungan, sebaliknya, bermakna tiada satu pun data yang sepatutnya dimasukkan dalam invois telah diubah.
    Jaminan keaslian asal dan integriti kandungan, tanpa sebarang keraguan, boleh diperolehi apabila menggunakan:
    • Tandatangan elektronik yang selamat, menurut Art. 3 perkara 2 Akta 18 September 2001 mengenai tandatangan elektronik, yang disahkan dengan sijil kelayakan yang sah,
    • Pertukaran Data Elektronik (EDI) menurut Perjanjian Model Pertukaran Data Elektronik Eropah, jika mana-mana perjanjian sedemikian telah dibuat, mengenai pertukaran data, yang menyediakan prosedur untuk memastikan keaslian asal dan integriti kandungan.

Walau bagaimanapun, ini hanyalah contoh, kerana Menteri dalam peraturan itu menggunakan perkataan "khususnya", yang bermaksud bahawa adalah mungkin untuk menghantar invois juga dalam bentuk elektronik lain, yang akan memastikan ketulenan dan integriti invois yang diperlukan. Ini merupakan perubahan ketara berhubung dengan status undang-undang semasa, kerana peraturan sebelumnya mengehadkan kemungkinan memastikan ketulenan asal dan integriti kandungan invois kepada dua kaedah yang dinyatakan di atas. Perlu diperhatikan bahawa Menteri tidak menunjukkan format elektronik lain di mana invois boleh dihantar untuk memastikan kesahihannya. Oleh itu, terpulang kepada pengeluar invois untuk memilih cara elektronik yang sesuai yang memastikan perlindungan yang sesuai terhadap kandungan invois sebelum membuat perubahan padanya.

Satu lagi perubahan ketara dalam peraturan semasa ialah penghantaran invois pembetulan dan invois pendua. Sehingga akhir tahun 2010, apabila peraturan lama berkuat kuasa, orang yang menghantar invois dalam bentuk elektronik mempunyai hak untuk menghantar dokumen ini hanya dalam bentuk yang sama seperti invois asal. Penggunaan borang kertas hanya boleh dilakukan apabila terdapat halangan formal atau teknikal yang menghalang penghantaran invois pembetulan atau invois pendua dalam bentuk elektronik. Peraturan semasa tidak mengandungi peruntukan yang serupa. Jadi sekarang, jika dalam pada itu kebenaran penghantaran invois elektronik tidak ditarik balik, tiada halangan untuk membetulkan invois atau invois pendua dalam bentuk kertas untuk dikeluarkan kepada invois yang dikeluarkan dalam bentuk elektronik. Ini boleh dilakukan walaupun mungkin dan tiada halangan untuk menghantar dokumen ini dalam bentuk elektronik. Selain itu, tiada kontraindikasi untuk menghantar pembetulan invois atau pendua secara elektronik kepada invois yang dikeluarkan dalam bentuk kertas, jika penerima menerima kaedah penghantaran invois ini sementara itu.

Demi kesederhanaan dan kemudahan berurusan dengan invois elektronik, data biasa untuk invois individu hanya boleh diberikan sekali, selagi semua data ini tersedia untuk setiap invois.

Peraturan untuk menyimpan invois elektronik

Peraturan untuk menyimpan jenis invois ini adalah sama seperti untuk menghantar invois kertas. Oleh itu, cara penyimpanan mereka adalah percuma - ia boleh dalam bentuk kertas atau elektronik, tanpa mengira bentuk di mana ia dikeluarkan. Peraturan itu menyatakan bahawa tidak perlu mencetak invois yang dihantar secara elektronik. Walau bagaimanapun, mengikut § 6 peraturan, ia hendaklah disimpan dipecahkan kepada tempoh perakaunan, dan syarat-syarat berikut mesti dipenuhi:

  • ketulenan asal, integriti kandungan dan kebolehbacaan invois ini, dari saat ia dikeluarkan, sehingga liabiliti cukainya disekat masa,
  • mudah untuk mencari mereka,
  • ketersediaan segera invois ini atas permintaan pihak berkuasa pemeriksaan cukai atau pihak berkuasa pemeriksaan cukai.

Seperti yang dapat dilihat, menyimpan invois memerlukan syarat tambahan, iaitu mengekalkan kebolehbacaan invois. Ini adalah isu yang sangat penting kerana tempoh had untuk liabiliti cukai. Keperluan ini tidak terpakai pada visualisasi dokumen itu sendiri, iaitu cetakan, tetapi sifat (parameter, terkini, format dokumen) perisian sistem komputer dan keserasian bersama mereka, yang membolehkan anda membaca data. daripada dokumen tanpa sebarang masalah. Kaedah menyimpan invois adalah untuk memastikan ia mudah dicari dan boleh disediakan ke pejabat semasa aktiviti pemeriksaan atau pengesahan. Ini adalah kemudahan yang baik bagi pihak berkuasa kawalan cukai untuk mengakses invois elektronik dengan cepat dan mudah, contohnya untuk menjalankan semakan silang. Kebebasan storan boleh difahami sebagai menyimpan invois elektronik pada pembawa data seperti: pemacu keras luaran, pelayan, pendrive atau CD.

Invois elektronik juga boleh disimpan pada pelayan asing di luar wilayah Poland. Walau bagaimanapun, syarat asas bagi kaedah penyimpanan sedemikian adalah untuk menyediakan pihak berkuasa cukai atau fiskal dengan kawalan fiskal, melalui cara elektronik, akses dalam talian kepada invois ini.

Menyediakan e-invois kepada pihak berkuasa cukai dan pihak berkuasa pemeriksaan cukai

Peraturan baharu itu juga menyatakan kaedah penyediaan invois kepada pihak berkuasa cukai dan pihak berkuasa kawalan fiskal yang dihantar dalam bentuk elektronik dan disimpan dalam borang ini. Oleh itu, jika invois yang dihantar dalam bentuk elektronik juga disimpan dalam borang ini, ia juga mesti disediakan kepada pihak berkuasa kawalan dalam borang ini. Pada masa yang sama, pihak berkuasa boleh mengumpul invois tanpa berlengah-lengah dan memproses data yang terkandung di dalamnya. Kewajipan ini diperkenalkan disebabkan oleh fakta bahawa peraturan meninggalkan kemungkinan untuk memilih mana-mana format invois yang akan dihantar, dan pelbagai format hanya boleh memanjangkan masa kawalan fiskal dengan ketara.

Menghantar imbasan invois melalui e-mel

Menghantar invois VAT secara elektronik dalam bentuk imbasan invois asal atau "imej"nya dalam format PDF, yang pada masa yang sama belum dijamin dengan tandatangan elektronik atau sistem EDI, adalah betul jika invois itu dijamin dalam cara berbeza yang menghalang gangguan dalam kandungannya. Ia juga penting untuk diingat tentang mendapatkan persetujuan daripada pembeli untuk jenis penghantaran invois ini.

Potongan VAT

Invois yang dihantar dalam format PDF, dengan memenuhi semua syarat yang dinyatakan sebelum ini, adalah asas untuk potongan VAT. Sekurang-kurangnya itulah yang dikatakan oleh pakar. Walau bagaimanapun, mereka menetapkan bahawa peraturan itu tidak mentakrifkan dengan tepat bagaimana invois harus dicagarkan, selain daripada yang disebutkan, untuk mengekalkan keaslian dan integritinya. Ini bermakna pihak berkuasa cukai, malangnya, mungkin mentafsirkannya dengan cara yang tidak menguntungkan pembayar cukai. Pakar juga mengatakan bahawa ini tidak mungkin, bagaimanapun, memandangkan kehendak majikan adalah untuk memudahkan proses pusing ganti invois supaya ia menjadi alternatif yang berdaya maju kepada invois kertas. Kebarangkalian, bagaimanapun, wujud ...